KI am Arbeitsplatz nutzen, ohne sensible Daten preiszugeben

Im Frühjahr 2023 lud ein Samsung-Ingenieur internen Quellcode in ChatGPT hoch, um Hilfe bei einem Problem zu bekommen. Wenige Wochen später untersagte Samsung seinen Mitarbeitern die Nutzung generativer KI-Tools. Niemand wollte etwas preisgeben. Jemand wollte seine Arbeit schneller erledigen.

So entstehen die meisten Datenlecks bei KI. Nicht durch Hacker, sondern weil ganz normale Menschen das Falsche in das richtige Tool oder das Richtige in das falsche Tool einfügen.

Ich bin ein großer Befürworter von KI am Arbeitsplatz und glaube nicht, dass ein Verbot die Antwort ist. Entscheidend ist, zu wissen, wohin die eigenen Daten gelangen, und sich ein paar Gewohnheiten anzueignen, die Datenlecks unwahrscheinlich machen. Darum geht es in diesem Leitfaden. Er bietet praktische Hinweise, keine Rechtsberatung. Und falls Ihr Unternehmen bereits eine KI-Richtlinie hat, gilt diese zuerst.

Wohin Ihre Daten tatsächlich gelangen

Wenn Sie etwas in ein KI-Tool eingeben oder hochladen, kann es weiter gelangen, als das Chatfenster vermuten lässt. Vier Stellen sollten Sie im Blick haben.

Die Server des Anbieters

Ihre Unterhaltungen und Dateien werden vom Anbieter normalerweise zumindest eine Zeit lang gespeichert, damit Sie Ihren Verlauf sehen können und der Anbieter Missbrauch untersuchen kann. Wie lange sie aufbewahrt werden und wer darauf zugreifen kann, hängt vom Anbieter und Ihrem Tarif ab.

Modelltraining

Manche Dienste verwenden Unterhaltungen möglicherweise zur Verbesserung künftiger Modelle, sofern Sie dem nicht widersprechen. Bei Business- und Enterprise-Tarifen wird in der Regel zugesichert, dass Kundendaten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden; bei persönlichen Konten gelten oft andere Voreinstellungen. Verlassen Sie sich nicht auf Annahmen. Prüfen Sie die Einstellungen und Bedingungen genau des Tarifs, mit dem Sie angemeldet sind.

Freigabefunktionen

Freigabelinks und veröffentlichte Chats können weit mehr offenlegen, als Ihnen bewusst ist. Im Sommer 2025 wurde bekannt, dass Tausende freigegebene ChatGPT-Unterhaltungen in Google-Suchergebnissen erschienen. Der Grund war ein Kontrollkästchen, mit dem sich der Chat auffindbar machen ließ und das viele Nutzer angekreuzt hatten, ohne die Bedeutung zu erkennen. OpenAI entfernte die Option. Sein Chief Information Security Officer Dane Stuckey sagte, sie habe zu viele Möglichkeiten geschaffen, versehentlich Dinge zu teilen, die man nicht teilen wollte.

Die Lehre bleibt auch nach dem Ende der Funktion gültig. Behandeln Sie eine Schaltfläche zum Teilen genauso sorgfältig wie das Weiterleiten einer E-Mail.

Integrationen, Erweiterungen und Agenten

Das neueste Risiko geht von KI aus, die mit Ihren anderen Tools verbunden ist: Assistenten, die Ihre E-Mails und Ihr Laufwerk lesen, Meeting-Bots, die Gespräche aufzeichnen und transkribieren, Browser-Erweiterungen, die jede geöffnete Seite sehen, und Agenten, die in Ihrem Namen handeln können. Jede Verbindung erweitert, was die KI sehen kann und was schiefgehen könnte.

Teilen Sie Ihre Daten in vier Kategorien ein

Eine einfache Klassifizierung macht die meisten Entscheidungen leicht.

Kategorie	Beispiele	In einem KI-Tool?
Öffentlich	Veröffentlichte Blogbeiträge, Produktseiten, Pressemitteilungen	In jedem Tool unbedenklich
Intern	Meeting-Notizen, interne Abläufe, frühe Entwürfe ohne sensible Details	Nur in vom Unternehmen freigegebenen Tools
Vertraulich	Unveröffentlichte Finanzdaten, Strategie, Quellcode, Verträge, Preise, Geschäftspläne	Nur in freigegebenen Tools und nur, wenn Ihre Richtlinie es ausdrücklich erlaubt
Streng geschützt	Passwörter, API-Schlüssel, personenbezogene Kundendaten, Gesundheits- oder Zahlungsinformationen, alles, was einer NDA oder Regulierung unterliegt	Nicht eingeben, es sei denn, ein ausdrücklich freigegebenes System ist genau dafür ausgelegt

Im Zweifel behandeln Sie Informationen als eine Kategorie sensibler, als Sie zunächst denken. Das werden Sie selten bereuen.

Prüfen Sie, welche Version des Tools Sie nutzen

Dasselbe Produkt kann Daten ganz unterschiedlich behandeln, je nachdem, mit welchem Konto Sie angemeldet sind. Ein kostenloses persönliches Konto und ein vom Unternehmen verwalteter Business-Arbeitsbereich haben möglicherweise das Logo gemeinsam und sonst nicht viel.

Bevor Sie ein KI-Tool für die Arbeit nutzen, klären Sie:

• Ist dies die vom Unternehmen freigegebene Version? Die Anmeldung mit Ihrem Arbeitskonto über die zentrale Unternehmensanmeldung ist ein gutes Zeichen. Ein persönliches Konto für eine Arbeitsaufgabe ist es nicht.
• Ist das Training mit Ihren Daten ausgeschaltet? Sehen Sie in den Datenschutz- oder Datenkontrolleinstellungen und in den Tarifbedingungen nach.
• Wie lange werden Unterhaltungen aufbewahrt? Bei manchen Tools können Sie die Aufbewahrungsdauer verkürzen oder einen temporären Chat nutzen, der nicht im Verlauf gespeichert wird.
• Wer kann sonst noch sehen, was Sie erstellen? Prüfen Sie die Freigabevoreinstellungen des Arbeitsbereichs und wer freigegebene Links öffnen kann.
• Wo werden die Daten verarbeitet? Das ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen Regeln dazu hat, in welchen Ländern Daten gespeichert werden dürfen.

Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, fragen Sie Ihr IT- oder Sicherheitsteam, bevor Sie das Tool für mehr als öffentliche Informationen nutzen. Wenn Sie selbst das IT-Team sind, was in kleinen Unternehmen oft vorkommt, halten Sie die Antworten einmal schriftlich fest, damit niemand raten muss.

Gewohnheiten, die die meisten Datenlecks verhindern

Keine davon dauert länger als ein paar Sekunden.

1. Verwenden Sie Platzhalter. Ersetzen Sie Namen und Kennungen durch Platzhalter wie „Kunde A“ oder „Projekt X“. Der Rat, den Sie erhalten, ist fast immer genauso gut.
2. Beschreiben statt einfügen. „Unsere Abwanderungsrate ist nach einer Preisänderung von etwa 4% auf 6% gestiegen“ gibt dem Modell, was es braucht, ohne die dahinterliegende Tabelle preiszugeben.
3. Teilen Sie nur das Minimum. Fügen Sie den relevanten Absatz ein, nicht den ganzen Vertrag. Laden Sie zwanzig Beispielzeilen hoch, nicht die ganze Datenbank.
4. Fügen Sie niemals Zugangsdaten ein. Passwörter, API-Schlüssel und Zugriffstoken gehören nicht in einen Prompt. Wenn Sie Hilfe mit einer Konfigurationsdatei benötigen, entfernen Sie zuerst die Zugangsdaten.
5. Sehen Sie Screenshots vor dem Senden an. Man schneidet leicht auf die Fehlermeldung zu und übersieht dabei die Kundenliste in der Seitenleiste oder die Namen der Tabs oben.
6. Prüfen Sie Dateien auf verborgene Inhalte. Dokumente können Kommentare, nachverfolgte Änderungen, ausgeblendete Tabellenblätter und Metadaten enthalten, die Sie vergessen haben.
7. Überlegen Sie zweimal, bevor Sie einen Chat teilen. Gehen Sie davon aus, dass ein Freigabelink überall landen kann.

Agenten und Konnektoren erhöhen das Risiko

Ein Assistent, in den Sie Text einfügen, sieht nur, was Sie ihm geben. Ein mit Ihren Konten verbundener Agent kann alles sehen, worauf diese Konten zugreifen können, und möglicherweise auf Grundlage des Gelesenen handeln.

Das schafft eine neue Art von Risiko. Agenten lesen Inhalte, die andere Menschen geschrieben haben: E-Mails, Webseiten, freigegebene Dokumente. Manche dieser Inhalte können versteckte Anweisungen enthalten, die den Agenten kapern sollen. Das nennt man indirekte Prompt Injection. Das OWASP Gen AI Security Project führt Prompt Injection als größtes Sicherheitsrisiko für Anwendungen auf, die auf großen Sprachmodellen basieren. Im Prinzip könnte eine einzige bösartige E-Mail einen Agenten mit zu weitreichenden Befugnissen anweisen, Ihre Dateien irgendwohin weiterzuleiten.

Ein paar Schutzmaßnahmen bewirken viel:

• Gewähren Sie nur die nötigen Zugriffsrechte. Verbinden Sie einen Ordner, nicht das ganze Laufwerk. Nutzen Sie, wo immer möglich, Lesezugriff ohne Schreibrechte.
• Verlangen Sie eine Freigabe für Aktionen. Senden, Teilen, Löschen und Kaufen sollten jeweils auf Ihre Bestätigung warten.
• Halten Sie Experimente von wichtigen Konten fern. Ein experimenteller Agent und Ihr Hauptpostfach sind eine riskante Kombination.
• Überprüfen Sie Ihre Verbindungen. Entfernen Sie alle paar Monate Integrationen und Browser-Erweiterungen, die Sie nicht mehr nutzen.

Unser Beitrag darüber, was ein KI-Agent ist, erklärt, wie Agenten funktionieren und wie Sie einen sicher ausprobieren.

Wenn Sie bereits etwas eingefügt haben, das Sie nicht hätten teilen sollen

Das passiert. Was Sie als Nächstes tun, ist wichtiger als der Fehler.

1. Löschen Sie die Unterhaltung und alle zugehörigen Freigabelinks. Das löscht nicht unbedingt jede Kopie, begrenzt aber die weitere Verbreitung.
2. Ersetzen Sie offengelegte Zugangsdaten sofort. Gehen Sie davon aus, dass ein eingefügtes Passwort oder ein Schlüssel kompromittiert ist.
3. Informieren Sie Ihr IT- oder Sicherheitsteam. Es muss möglicherweise den Anbieter kontaktieren oder Meldepflichten erfüllen; eine frühzeitige Meldung erleichtert das erheblich.
4. Schreiben Sie auf, was passiert ist, solange die Erinnerung frisch ist: was geteilt wurde, in welchem Tool, unter welchem Konto und wann.

Melden Sie es schnell. Als jemand, der ein Unternehmen führt, höre ich lieber am selben Tag von einem Fehler, als ihn Monate später zu entdecken.

Eine einseitige KI-Richtlinie für kleine Teams

Wenn Ihre Organisation noch keine Richtlinie hat, ist eine kurze besser als gar keine. Sie sollte Folgendes abdecken:

• Freigegebene Tools, einschließlich der konkret zu nutzenden Tarife und Konten.
• Datenregeln anhand der vier Kategorien oben.
• Menschliche Prüfung für alles, was mit KI-Hilfe erstellt wird und an Kunden oder die Öffentlichkeit geht. Eine kurze Routine wie in unserem Leitfaden zur Faktenprüfung von KI-Antworten reicht für die meisten Teams aus.
• Verbindungen und Agenten: Wer darf KI-Tools mit Unternehmenssystemen verbinden und wer muss dies genehmigen? Klare Zuständigkeiten helfen auch dabei, Agentenprojekte aus der Pilotphase zu bringen.
• Vorfälle: Wen muss man informieren und wie schnell, wenn etwas schiefgeht?

Überprüfen Sie die Richtlinie alle paar Monate. KI-Tools ändern ihre Funktionen und manchmal auch ihre Voreinstellungen schneller als die meisten anderen Programme. Die Wahl des richtigen Tools gehört ebenfalls dazu. Unser Leitfaden zur Auswahl eines KI-Modells enthält die Fragen, die Sie dazu stellen sollten, wohin Ihre Daten gelangen können.

Quellen

• Forbes Australia, Samsung bans ChatGPT among employees after sensitive code leak, 2. Mai 2023
• Engadget, OpenAI is removing ChatGPT conversations from Google, 1. August 2025
• OWASP Gen AI Security Project, LLM01:2025 Prompt Injection