Como usar IA no trabalho sem vazar dados sensíveis

Na primavera de 2023, um engenheiro da Samsung enviou código-fonte interno ao ChatGPT para receber ajuda com um problema. Em poucas semanas, a Samsung proibiu os funcionários de usar ferramentas de IA generativa. Ninguém estava tentando vazar nada. Alguém estava tentando trabalhar mais rápido.

É assim que acontece a maioria dos vazamentos de dados envolvendo IA. Não por causa de hackers, mas porque pessoas comuns colam a informação errada na ferramenta certa ou a informação certa na ferramenta errada.

Acredito muito no uso de IA no trabalho e não acho que proibi-la seja a solução. A solução é saber para onde vão seus dados e criar alguns hábitos que tornem os vazamentos pouco prováveis. É disso que trata este guia. São orientações práticas, não aconselhamento jurídico, e, se sua empresa já tem uma política de IA, ela vem primeiro.

Para onde seus dados realmente vão

Quando você digita ou envia algo a uma ferramenta de IA, os dados podem ir além do que a janela de conversa sugere. Há quatro lugares a considerar.

Os servidores do provedor

Suas conversas e seus arquivos geralmente são armazenados pelo provedor, pelo menos por algum tempo, para que você possa ver seu histórico e para que o provedor possa investigar abusos. O tempo de retenção e quem pode acessá-los dependem do provedor e do plano que você usa.

Treinamento do modelo

Alguns serviços podem usar conversas para melhorar modelos futuros, a menos que você desative essa opção. Planos empresariais geralmente se comprometem a não treinar com dados de clientes por padrão, enquanto contas pessoais costumam ter configurações padrão diferentes. Não presuma. Confira as configurações e os termos do plano exato da conta em que você está conectado.

Recursos de compartilhamento

Links compartilhados e conversas publicadas podem expor muito mais do que você pretendia. No verão de 2025, descobriu-se que milhares de conversas compartilhadas do ChatGPT apareciam nos resultados de busca do Google. A causa era uma caixa para tornar a conversa localizável, que muitos usuários marcaram sem entender o significado. A OpenAI removeu a opção, e seu diretor de segurança da informação, Dane Stuckey, disse que ela havia criado oportunidades demais para as pessoas compartilharem acidentalmente coisas que não pretendiam compartilhar.

A lição continua válida mesmo depois do fim do recurso. Tenha o mesmo cuidado com um botão de compartilhar que você teria ao encaminhar um e-mail.

Integrações, extensões e agentes

O risco mais recente vem da IA conectada às suas outras ferramentas: assistentes que leem seu e-mail e sua unidade de armazenamento, bots de reunião que gravam e transcrevem chamadas, extensões de navegador que veem cada página aberta e agentes que podem agir em seu nome. Cada conexão amplia o que a IA pode ver e o que pode dar errado.

Divida seus dados em quatro categorias

Uma classificação simples torna a maioria das decisões óbvia.

Categoria	Exemplos	Em uma ferramenta de IA?
Pública	Artigos publicados em blogs, páginas de produtos, comunicados à imprensa	Pode ser usada em qualquer ferramenta
Interna	Anotações de reuniões, processos internos, primeiros rascunhos sem detalhes sensíveis	Apenas em ferramentas aprovadas pela empresa
Confidencial	Dados financeiros não divulgados, estratégia, código-fonte, contratos, preços, planos de negociação	Apenas em ferramentas aprovadas e somente se sua política permitir explicitamente
Restrita	Senhas, chaves API, dados pessoais de clientes, informações de saúde ou pagamento, qualquer coisa sujeita a NDA ou regulamentação	Não inserir, a menos que um sistema específico aprovado tenha sido criado exatamente para isso

Na dúvida, trate a informação como se pertencesse a uma categoria mais sensível do que você imagina. Você raramente vai se arrepender.

Verifique qual versão da ferramenta você está usando

O mesmo produto pode tratar dados de maneiras muito diferentes, dependendo da conta em que você está conectado. Uma conta pessoal gratuita e um espaço de trabalho empresarial gerenciado pela empresa podem ter o mesmo logotipo e pouco mais em comum.

Antes de usar uma ferramenta de IA no trabalho, descubra:

• Esta é a versão aprovada pela empresa? Entrar com sua conta de trabalho pelo acesso único da empresa é um bom sinal. Usar uma conta pessoal em uma tarefa de trabalho não é.
• O treinamento com seus dados está desativado? Consulte as configurações de privacidade ou de controle de dados e os termos do plano.
• Por quanto tempo as conversas são mantidas? Algumas ferramentas permitem reduzir a retenção ou usar uma conversa temporária que não fica salva no histórico.
• Quem mais pode ver o que você cria? Verifique as configurações padrão de compartilhamento do espaço de trabalho e quem pode abrir os links compartilhados.
• Onde os dados são processados? Isso importa se sua empresa tem regras sobre os países em que os dados podem ser armazenados.

Se não conseguir responder a essas perguntas, consulte sua equipe de TI ou segurança antes de usar a ferramenta para algo além de informações públicas. Se você é a equipe de TI, como acontece com frequência em empresas pequenas, anote as respostas uma vez para que ninguém precise adivinhar.

Hábitos que evitam a maioria dos vazamentos

Nenhum deles leva mais que alguns segundos.

1. Use nomes fictícios. Substitua nomes e identificadores por exemplos como “Cliente A” ou “Projeto X”. A orientação recebida quase sempre será tão boa quanto.
2. Descreva em vez de colar. “Nossa taxa de cancelamento passou de cerca de 4% para 6% depois de uma mudança de preço” dá ao modelo o que ele precisa sem revelar a planilha por trás disso.
3. Compartilhe o mínimo. Cole o parágrafo relevante, não o contrato inteiro. Envie vinte linhas de exemplo, não o banco de dados inteiro.
4. Nunca cole informações secretas. Senhas, chaves API e tokens de acesso não devem estar em um prompt. Se precisar de ajuda com um arquivo de configuração, remova primeiro os segredos.
5. Olhe as capturas de tela antes de enviá-las. É fácil recortar a mensagem de erro e não perceber a lista de clientes na barra lateral ou os nomes das abas na parte superior.
6. Verifique se há conteúdo oculto nos arquivos. Documentos podem conter comentários, alterações controladas, planilhas ocultas e metadados que você esqueceu que estavam lá.
7. Pense duas vezes antes de compartilhar uma conversa. Suponha que um link compartilhado possa parar em qualquer lugar.

Agentes e conectores aumentam os riscos

Um assistente no qual você cola texto vê apenas o que você fornece. Um agente conectado às suas contas pode ver tudo o que essas contas podem ver e pode agir com base no que lê.

Isso cria um novo tipo de risco. Agentes leem conteúdo escrito por outras pessoas: e-mails, páginas da web, documentos compartilhados. Parte desse conteúdo pode conter instruções ocultas criadas para sequestrar o agente. Isso é chamado de injeção indireta de prompt, e o OWASP Gen AI Security Project aponta a injeção de prompt como o principal risco de segurança para aplicativos criados com grandes modelos de linguagem. Em princípio, um único e-mail malicioso poderia instruir um agente com confiança excessiva a encaminhar seus arquivos para algum lugar.

Algumas medidas de defesa ajudam bastante:

• Conceda o menor acesso necessário. Conecte uma pasta, não a unidade inteira. Use acesso somente para leitura sempre que possível.
• Exija aprovação para ações. Enviar, compartilhar, excluir e comprar devem aguardar sua confirmação.
• Mantenha experimentos longe de contas importantes. Um agente experimental e sua caixa de entrada principal são uma combinação arriscada.
• Revise suas conexões. A cada poucos meses, remova integrações e extensões de navegador que você não usa mais.

Nossa explicação sobre o que é um agente de IA aborda como os agentes funcionam e como experimentar um com segurança.

Se você já colou algo que não deveria

Isso acontece. O que você faz em seguida importa mais que o erro.

1. Exclua a conversa e todos os links compartilhados para ela. Isso não necessariamente apagará todas as cópias, mas limita a exposição adicional.
2. Troque imediatamente as credenciais expostas. Considere comprometida qualquer senha ou chave que tenha sido colada.
3. Avise sua equipe de TI ou segurança. Talvez ela precise entrar em contato com o provedor ou cumprir obrigações de notificação, e avisar cedo facilita muito esse trabalho.
4. Anote o que aconteceu enquanto a lembrança está fresca: o que foi compartilhado, em qual ferramenta, com qual conta e quando.

Comunique rapidamente. Como alguém que administra uma empresa, prefiro muito mais saber de um erro no dia em que acontece do que descobri-lo meses depois.

Uma política de IA de uma página para equipes pequenas

Se sua organização ainda não tem uma política, uma curta é melhor do que nenhuma. Ela deve abordar:

• Ferramentas aprovadas, incluindo os planos e as contas específicos a usar.
• Regras para dados, usando as quatro categorias acima.
• Revisão humana de tudo que for produzido com ajuda de IA e enviado a clientes ou ao público. Uma rotina curta como a do nosso guia sobre como verificar uma resposta de IA é suficiente para a maioria das equipes.
• Conexões e agentes: quem pode conectar ferramentas de IA aos sistemas da empresa e quem precisa aprovar. Responsabilidades claras também ajudam a levar projetos de agentes além da fase piloto.
• Incidentes: quem avisar e com que rapidez quando algo der errado.

Revise a política a cada poucos meses. Ferramentas de IA mudam seus recursos e, às vezes, suas configurações padrão mais rápido que a maioria dos softwares. Escolher a ferramenta certa também faz parte do trabalho, e nosso guia sobre como escolher um modelo de IA inclui as perguntas a fazer sobre para onde seus dados podem ir.

Fontes

• Forbes Australia, Samsung bans ChatGPT among employees after sensitive code leak, 2 de maio de 2023
• Engadget, OpenAI is removing ChatGPT conversations from Google, 1º de agosto de 2025
• OWASP Gen AI Security Project, LLM01:2025 Prompt Injection