Cómo usar la IA en el trabajo sin filtrar datos sensibles

En la primavera de 2023, un ingeniero de Samsung subió código fuente interno a ChatGPT para pedir ayuda con un problema. En cuestión de semanas, Samsung prohibió a sus empleados usar herramientas de IA generativa. Nadie intentaba filtrar nada. Alguien intentaba hacer su trabajo más rápido.

Así es como se producen la mayoría de las filtraciones de datos relacionadas con la IA. No por piratas informáticos, sino porque personas corrientes pegan información equivocada en la herramienta adecuada, o información adecuada en la herramienta equivocada.

Creo firmemente en usar la IA en el trabajo y no pienso que la solución sea prohibirla. La solución es saber dónde van tus datos y adoptar algunos hábitos que hagan menos probable una filtración. De eso trata esta guía. Son consejos prácticos, no asesoramiento jurídico, y si tu empresa ya tiene una política de IA, esa política tiene prioridad.

Dónde van realmente tus datos

Cuando escribes o subes algo a una herramienta de IA, puede llegar más lejos de lo que sugiere la ventana de chat. Hay cuatro lugares que debes tener en cuenta.

Los servidores del proveedor

El proveedor suele almacenar tus conversaciones y archivos, al menos durante un tiempo, para que puedas consultar tu historial y para investigar usos indebidos. El tiempo de conservación y quién puede acceder dependen del proveedor y del plan que utilices.

Entrenamiento del modelo

Algunos servicios pueden usar las conversaciones para mejorar futuros modelos, a menos que rechaces esa opción. Los planes para empresas suelen comprometerse a no entrenar con datos de clientes de forma predeterminada, mientras que las cuentas personales suelen tener otros valores por defecto. No lo des por hecho. Comprueba los ajustes y las condiciones del plan exacto con el que has iniciado sesión.

Funciones para compartir

Los enlaces compartidos y los chats publicados pueden revelar mucho más de lo que pretendías. En el verano de 2025 se descubrió que miles de conversaciones compartidas de ChatGPT aparecían en los resultados de búsqueda de Google. La causa era una casilla para hacer que el chat se pudiera encontrar, que muchos usuarios marcaron sin entender lo que significaba. OpenAI eliminó la opción y su director de seguridad de la información, Dane Stuckey, dijo que había creado demasiadas oportunidades para compartir accidentalmente cosas que la gente no pretendía compartir.

La lección sigue vigente aunque la función haya desaparecido. Trata un botón de compartir con el mismo cuidado que al reenviar un correo electrónico.

Integraciones, extensiones y agentes

El riesgo más reciente procede de la IA conectada a tus otras herramientas: asistentes que leen tu correo y tu unidad de almacenamiento, bots de reuniones que graban y transcriben llamadas, extensiones del navegador que ven cada página que abres y agentes que pueden actuar en tu nombre. Cada conexión amplía lo que la IA puede ver y lo que puede salir mal.

Clasifica tus datos en cuatro categorías

Una clasificación sencilla hace evidentes la mayoría de las decisiones.

Categoría	Ejemplos	¿En una herramienta de IA?
Pública	Artículos de blog publicados, páginas de productos, notas de prensa	Se puede usar en cualquier herramienta
Interna	Notas de reuniones, procesos internos, primeros borradores sin detalles sensibles	Solo en herramientas aprobadas por la empresa
Confidencial	Datos financieros no publicados, estrategia, código fuente, contratos, precios, planes de negociación	Solo en herramientas aprobadas y si tu política lo permite explícitamente
Restringida	Contraseñas, claves API, datos personales de clientes, información sanitaria o de pago, cualquier cosa sujeta a un NDA o a una regulación	No introducirlos, salvo que exista un sistema aprobado específico diseñado exactamente para ello

Si tienes dudas, trata la información como si perteneciera a una categoría más sensible de lo que crees. Rara vez te arrepentirás.

Comprueba qué versión de la herramienta utilizas

Un mismo producto puede tratar los datos de forma muy distinta según la cuenta con la que hayas iniciado sesión. Una cuenta personal gratuita y un espacio de trabajo empresarial gestionado por la empresa pueden compartir un logotipo y poco más.

Antes de usar una herramienta de IA para trabajar, averigua lo siguiente:

• ¿Es la versión aprobada por la empresa? Iniciar sesión con tu cuenta de trabajo mediante el inicio de sesión único de la empresa es una buena señal. Usar una cuenta personal para una tarea laboral no lo es.
• ¿Está desactivado el entrenamiento con tus datos? Consulta los ajustes de privacidad o control de datos y las condiciones del plan.
• ¿Durante cuánto tiempo se conservan las conversaciones? Algunas herramientas permiten reducir el período de conservación o usar un chat temporal que no se guarda en el historial.
• ¿Quién más puede ver lo que creas? Comprueba los ajustes predeterminados para compartir en el espacio de trabajo y quién puede abrir los enlaces compartidos.
• ¿Dónde se procesan los datos? Esto importa si tu empresa tiene normas sobre los países en los que se pueden almacenar datos.

Si no puedes responder a estas preguntas, consulta a tu equipo de informática o seguridad antes de usar la herramienta para algo más que información pública. Si tú eres el equipo de informática, como suele ocurrir en una empresa pequeña, anota las respuestas una vez para que nadie tenga que adivinarlas.

Hábitos que evitan la mayoría de las filtraciones

Ninguno lleva más de unos segundos.

1. Usa nombres de reemplazo. Sustituye nombres e identificadores por otros como «Cliente A» o «Proyecto X». Los consejos que recibas serán casi siempre igual de buenos.
2. Describe en lugar de pegar. «Nuestra tasa de abandono pasó de aproximadamente 4% a 6% después de un cambio de precio» da al modelo lo que necesita sin entregar la hoja de cálculo subyacente.
3. Comparte lo mínimo. Pega el párrafo relevante, no todo el contrato. Sube veinte filas de muestra, no toda la base de datos.
4. Nunca pegues información secreta. Las contraseñas, las claves API y los tokens de acceso no deben aparecer en un prompt. Si necesitas ayuda con un archivo de configuración, elimina primero los secretos.
5. Revisa las capturas de pantalla antes de enviarlas. Es fácil recortar hasta el mensaje de error y pasar por alto la lista de clientes de la barra lateral o los nombres de las pestañas de arriba.
6. Comprueba si los archivos contienen contenido oculto. Los documentos pueden incluir comentarios, cambios registrados, hojas ocultas y metadatos que habías olvidado.
7. Piénsalo dos veces antes de compartir un chat. Supón que un enlace compartido puede acabar en cualquier parte.

Los agentes y conectores aumentan los riesgos

Un asistente en el que pegas texto solo ve lo que le das. Un agente conectado a tus cuentas puede ver todo lo que esas cuentas pueden ver y puede actuar en función de lo que lee.

Esto crea un nuevo tipo de riesgo. Los agentes leen contenido escrito por otras personas: correos electrónicos, páginas web y documentos compartidos. Parte de ese contenido puede llevar instrucciones ocultas diseñadas para secuestrar al agente. Esto se conoce como inyección indirecta de prompts, y el OWASP Gen AI Security Project considera la inyección de prompts el principal riesgo de seguridad para las aplicaciones basadas en grandes modelos de lenguaje. En principio, un solo correo malicioso podría indicar a un agente en el que se confía demasiado que reenvíe tus archivos a algún lugar.

Unas pocas medidas de protección ayudan mucho:

• Concede el mínimo acceso necesario. Conecta una carpeta, no toda la unidad. Usa acceso de solo lectura siempre que puedas.
• Exige aprobación para las acciones. Enviar, compartir, eliminar y comprar deben esperar tu confirmación.
• Mantén los experimentos alejados de las cuentas importantes. Un agente experimental y tu bandeja de entrada principal son una combinación arriesgada.
• Revisa tus conexiones. Cada pocos meses, elimina las integraciones y extensiones del navegador que ya no uses.

Nuestro artículo sobre qué es un agente de IA explica cómo funcionan los agentes y cómo probar uno de forma segura.

Si ya has pegado algo que no debías

Pasa. Lo que hagas después importa más que el error.

1. Elimina la conversación y todos los enlaces compartidos a ella. Eso no borrará necesariamente todas las copias, pero limita una mayor exposición.
2. Sustituye de inmediato las credenciales expuestas. Da por comprometida cualquier contraseña o clave que hayas pegado.
3. Avisa a tu equipo de informática o seguridad. Puede que tenga que contactar con el proveedor o cumplir obligaciones de notificación, y avisar pronto facilita mucho esas tareas.
4. Anota lo ocurrido mientras lo recuerdas bien: qué se compartió, en qué herramienta, con qué cuenta y cuándo.

Notifícalo rápidamente. Como persona que dirige una empresa, prefiero enterarme de un error el mismo día que descubrirlo meses después.

Una política de IA de una página para equipos pequeños

Si tu organización aún no tiene una política, una breve es mejor que ninguna. Debe incluir:

• Herramientas aprobadas, incluidos los planes y las cuentas concretas que se deben usar.
• Reglas sobre los datos, utilizando las cuatro categorías anteriores.
• Revisión humana de todo lo creado con ayuda de IA que se envíe a clientes o al público. Una rutina breve como la de nuestra guía sobre cómo verificar las respuestas de la IA basta para la mayoría de los equipos.
• Conexiones y agentes: quién puede conectar herramientas de IA a los sistemas de la empresa y quién debe aprobarlo. Una responsabilidad clara también ayuda a sacar los proyectos de agentes de la fase piloto.
• Incidentes: a quién informar y con qué rapidez cuando algo sale mal.

Revísala cada pocos meses. Las herramientas de IA cambian sus funciones y, a veces, sus ajustes predeterminados más rápido que la mayoría del software. Elegir la herramienta adecuada también forma parte del trabajo, y nuestra guía sobre cómo elegir un modelo de IA incluye las preguntas que debes hacer sobre dónde pueden acabar tus datos.

Fuentes

• Forbes Australia, Samsung bans ChatGPT among employees after sensitive code leak, 2 de mayo de 2023
• Engadget, OpenAI is removing ChatGPT conversations from Google, 1 de agosto de 2025
• OWASP Gen AI Security Project, LLM01:2025 Prompt Injection