Come usare l’IA al lavoro senza diffondere dati sensibili

Nella primavera del 2023, un ingegnere di Samsung caricò del codice sorgente interno su ChatGPT per ricevere aiuto con un problema. Nel giro di poche settimane, Samsung vietò ai dipendenti di usare strumenti di IA generativa. Nessuno stava cercando di diffondere informazioni. Qualcuno stava cercando di lavorare più velocemente.

È così che avviene la maggior parte delle fughe di dati legate all’IA. Non per colpa degli hacker, ma perché persone comuni incollano la cosa sbagliata nello strumento giusto, oppure quella giusta nello strumento sbagliato.

Credo molto nell’uso dell’IA al lavoro e non penso che vietarla sia la soluzione. La soluzione è sapere dove vanno i dati e adottare alcune abitudini che rendano improbabili le fughe. È di questo che parla la guida. Sono indicazioni pratiche, non consigli legali; se la tua azienda ha già una politica sull’IA, quella ha la precedenza.

Dove vanno davvero i tuoi dati

Quando scrivi o carichi qualcosa in uno strumento di IA, i dati possono andare più lontano di quanto suggerisca la finestra della chat. Ci sono quattro luoghi da considerare.

I server del fornitore

Le conversazioni e i file vengono solitamente conservati dal fornitore, almeno per un certo periodo, affinché tu possa vedere la cronologia e il fornitore possa indagare sugli abusi. Per quanto tempo vengono conservati e chi può accedervi dipende dal fornitore e dal piano che utilizzi.

Addestramento del modello

Alcuni servizi possono usare le conversazioni per migliorare i modelli futuri, a meno che tu non scelga di escluderlo. I piani business ed enterprise di solito si impegnano a non addestrare i modelli sui dati dei clienti per impostazione predefinita, mentre gli account personali hanno spesso impostazioni diverse. Non dare nulla per scontato. Controlla le impostazioni e le condizioni del piano esatto con cui hai effettuato l’accesso.

Funzioni di condivisione

I link condivisi e le chat pubblicate possono esporre molto più di quanto intendessi. Nell’estate del 2025 si scoprì che migliaia di conversazioni ChatGPT condivise comparivano nei risultati di ricerca di Google. La causa era una casella che rendeva la chat individuabile, selezionata da molti utenti senza comprenderne il significato. OpenAI rimosse l’opzione e il suo responsabile della sicurezza delle informazioni, Dane Stuckey, disse che aveva creato troppe occasioni per condividere accidentalmente cose che non si intendeva condividere.

La lezione rimane valida anche dopo la scomparsa della funzione. Usa un pulsante di condivisione con la stessa cautela con cui inoltreresti un’email.

Integrazioni, estensioni e agenti

Il rischio più recente deriva dall’IA collegata agli altri strumenti: assistenti che leggono email e unità di archiviazione, bot per riunioni che registrano e trascrivono le chiamate, estensioni del browser che vedono ogni pagina aperta e agenti che possono agire per tuo conto. Ogni collegamento amplia ciò che l’IA può vedere e ciò che può andare storto.

Dividi i dati in quattro categorie

Una semplice classificazione rende evidenti la maggior parte delle decisioni.

Categoria	Esempi	In uno strumento di IA?
Pubblica	Articoli di blog pubblicati, pagine di prodotto, comunicati stampa	Va bene qualsiasi strumento
Interna	Appunti di riunioni, processi interni, prime bozze senza dettagli sensibili	Solo negli strumenti approvati dall’azienda
Riservata	Dati finanziari non pubblicati, strategia, codice sorgente, contratti, prezzi, piani di trattativa	Solo negli strumenti approvati e solo se la politica lo consente esplicitamente
Ad accesso limitato	Password, chiavi API, dati personali dei clienti, informazioni sanitarie o di pagamento, qualsiasi cosa soggetta a NDA o normative	Non inserirli, a meno che uno specifico sistema approvato sia progettato esattamente per questo

Nel dubbio, tratta le informazioni come se appartenessero a una categoria più sensibile di quella che pensi. Raramente te ne pentirai.

Controlla quale versione dello strumento stai usando

Lo stesso prodotto può trattare i dati in modo molto diverso a seconda dell’account con cui hai effettuato l’accesso. Un account personale gratuito e un ambiente di lavoro business gestito dall’azienda possono avere in comune il logo e poco altro.

Prima di usare uno strumento di IA per lavoro, verifica:

• È la versione approvata dall’azienda? Accedere con l’account di lavoro tramite l’accesso unico aziendale è un buon segno. Usare un account personale per un’attività lavorativa non lo è.
• L’addestramento sui tuoi dati è disattivato? Controlla le impostazioni sulla privacy o sul controllo dei dati e le condizioni del piano.
• Per quanto tempo vengono conservate le conversazioni? Alcuni strumenti consentono di ridurre il periodo di conservazione o usare una chat temporanea che non viene salvata nella cronologia.
• Chi altro può vedere ciò che crei? Controlla le impostazioni predefinite di condivisione dell’ambiente di lavoro e chi può aprire i link condivisi.
• Dove vengono elaborati i dati? È importante se la tua azienda ha regole sui paesi in cui i dati possono essere conservati.

Se non sai rispondere, chiedi al team IT o di sicurezza prima di usare lo strumento per qualcosa che non sia informazione pubblica. Se sei tu il team IT, come spesso accade in una piccola azienda, scrivi le risposte una volta per tutte, così nessuno dovrà indovinare.

Abitudini che evitano la maggior parte delle fughe

Nessuna richiede più di pochi secondi.

1. Usa segnaposto. Sostituisci nomi e identificativi con alternative come «Cliente A» o «Progetto X». I consigli che riceverai saranno quasi sempre altrettanto validi.
2. Descrivi invece di incollare. «Il nostro tasso di abbandono è passato da circa il 4% al 6% dopo una modifica dei prezzi» dà al modello ciò che gli serve senza fornire il foglio di calcolo sottostante.
3. Condividi il minimo. Incolla il paragrafo pertinente, non l’intero contratto. Carica venti righe di esempio, non l’intero database.
4. Non incollare mai informazioni segrete. Password, chiavi API e token di accesso non devono finire in un prompt. Se ti serve aiuto con un file di configurazione, rimuovi prima i segreti.
5. Guarda gli screenshot prima di inviarli. È facile ritagliare l’immagine sul messaggio di errore e non notare l’elenco dei clienti nella barra laterale o i nomi delle schede in alto.
6. Controlla che i file non contengano elementi nascosti. I documenti possono contenere commenti, modifiche tracciate, fogli nascosti e metadati di cui avevi dimenticato l’esistenza.
7. Pensaci due volte prima di condividere una chat. Parti dal presupposto che un link condiviso possa finire ovunque.

Agenti e connettori aumentano i rischi

Un assistente in cui incolli del testo vede solo ciò che gli dai. Un agente collegato ai tuoi account può vedere tutto ciò che quegli account possono vedere e può agire in base a ciò che legge.

Questo crea un nuovo tipo di rischio. Gli agenti leggono contenuti scritti da altre persone: email, pagine web, documenti condivisi. Alcuni possono contenere istruzioni nascoste progettate per prendere il controllo dell’agente. Si tratta della cosiddetta prompt injection indiretta, e l’OWASP Gen AI Security Project indica la prompt injection come il principale rischio di sicurezza per le applicazioni basate su grandi modelli linguistici. In linea di principio, una sola email malevola potrebbe ordinare a un agente a cui è stata concessa troppa fiducia di inoltrare i tuoi file altrove.

Alcune difese sono già di grande aiuto:

• Concedi solo l’accesso necessario. Collega una cartella, non l’intera unità. Usa l’accesso in sola lettura ovunque sia possibile.
• Richiedi l’approvazione per le azioni. Invio, condivisione, eliminazione e acquisto devono tutti attendere la tua conferma.
• Tieni gli esperimenti lontani dagli account importanti. Un agente sperimentale e la tua casella di posta principale sono una combinazione rischiosa.
• Controlla i collegamenti. Ogni pochi mesi, rimuovi le integrazioni e le estensioni del browser che non usi più.

Il nostro approfondimento su che cos’è un agente IA spiega come funzionano gli agenti e come provarne uno in sicurezza.

Se hai già incollato qualcosa che non avresti dovuto

Può succedere. Quello che fai dopo conta più dell’errore.

1. Elimina la conversazione e tutti i link condivisi che vi rimandano. Non cancellerai necessariamente ogni copia, ma limiterai l’ulteriore esposizione.
2. Sostituisci subito le credenziali esposte. Considera compromessa qualsiasi password o chiave incollata.
3. Avvisa il team IT o di sicurezza. Potrebbe dover contattare il fornitore o adempiere a obblighi di notifica, e una segnalazione tempestiva facilita molto il lavoro.
4. Annota cosa è successo finché il ricordo è fresco: cosa è stato condiviso, in quale strumento, con quale account e quando.

Segnalalo rapidamente. Da persona che gestisce un’azienda, preferisco di gran lunga sapere di un errore il giorno stesso piuttosto che scoprirlo mesi dopo.

Una politica sull’IA di una pagina per piccoli team

Se la tua organizzazione non ha ancora una politica, una breve è meglio di nessuna. Dovrebbe includere:

• Strumenti approvati, compresi i piani e gli account specifici da usare.
• Regole sui dati, usando le quattro categorie indicate sopra.
• Revisione umana di tutto ciò che è stato realizzato con l’aiuto dell’IA e va ai clienti o al pubblico. Una breve procedura come quella nella nostra guida su come verificare le risposte dell’IA è sufficiente per la maggior parte dei team.
• Collegamenti e agenti: chi può collegare strumenti di IA ai sistemi aziendali e chi deve approvarlo. Responsabilità chiare aiutano anche a portare i progetti di agenti oltre la fase pilota.
• Incidenti: chi avvisare e con quale rapidità quando qualcosa va storto.

Rivedila ogni pochi mesi. Gli strumenti di IA cambiano le loro funzioni e talvolta le impostazioni predefinite più velocemente della maggior parte dei software. Anche scegliere lo strumento giusto fa parte del lavoro: la nostra guida su come scegliere un modello di IA contiene le domande da porre su dove possono andare i tuoi dati.

Fonti

• Forbes Australia, Samsung bans ChatGPT among employees after sensitive code leak, 2 maggio 2023
• Engadget, OpenAI is removing ChatGPT conversations from Google, 1 agosto 2025
• OWASP Gen AI Security Project, LLM01:2025 Prompt Injection